Wil jij een reeks aan nieuwe mensen toevoegen aan je Huddle, zonder dat er al te veel handmatig werk aan te pas komt? Dan kun je gebruik maken van onze import functie. Hiermee kun je een .csv uploaden in je Huddle met meerdere namen en e-mailadressen.

In deze handleiding bespreken we:

Wanneer is het handig om met een import aan de slag te gaan?

Je kunt een import doen als je in bulk nieuwe users wilt toevoegen aan je Huddle, maar ook als je een wijziging in levels wil aanbrengen in je bestaande users!

Even een voorbeeldje om dat laatste te verduidelijken:

Stel dat er 100 gebruikers in je Huddle zitten die allemaal toegangslevel A hebben, maar je wilt dat deze 100 gebruikers ook level B krijgen. Dan kun je de gebruikers éérst exporteren vanuit je Huddle en de benodigde gegevens van hen in de importfile plakken. Je kunt de 100 gebruikers dan opnieuw importeren en dan in 1 rits zowel level A als level B aan de lijst deelnemers koppelen!

Klinkt dit nog een beetje vaagjes? Ik zal deze stappen even extra met je doornemen in de hoop dat het wat duidelijker wordt 😃

Hoe werkt de import?

Klik als eerste in de beheeromgeving van Huddle op Gebruikers > Beheer. Hier zie je een knop Export en Import. Klik je op Export dan kan je gebruikers exporteren:

Klik je op Import, dan komt er een pop-up in beeld en zie je welke stappen je moet doorlopen.

In de eerste stap vind je een CSV-bestand. Dit bestand kun je downloaden en vervolgens invullen met de gebruikers die jij wil importeren. 

In de .csv file zie je de volgende kolommen staan. Maak in de titels van de kolommen geen wijziging en verwijder ook geen kolom uit deze file. Je vult deze file aan met de e-mailadressen en namen van je users. De overige kolommen zijn niet perse nodig om aan te vullen om de import succesvol te laten verlopen.

Als je alle gegevens hebt ingevuld sla je het op als een .csv file en belangrijk is dat de file punt komma ; gescheiden is.

Bij stap 2 kun je vervolgens het ingevulde document uploaden.

Vervolgens kun je bij de derde stap de verschillende levels selecteren. Alle gebruikers uit deze import krijgen dit level.

Daarna kun je nog ervoor kiezen dat alle nieuwe gebruikers een mailtje ontvangen met hun inloggegevens.

En je kunt ervoor kiezen dat bestaande users een mailtje krijgen met de informatie dat hun account is bijgewerkt.

Indien er bestaande users in de import zitten, dan zullen zij ook de levels krijgen toegewezen die je in de vorige stap hebt geselecteerd! Deze levels komen er dan dus bij. Oude levels zullen nooit worden weggehaald bij een nieuwe import.

Heb je dit gedaan? Klik dan op de knop 'start import' en jouw import begint! Als de import is gelukt ontvang je een mail in je inbox!

Hoeveel tijd hier overheen gaat, is afhankelijk van de grootte van je import. Een import van 20 users zal binnen een minuutje al in je Huddle zijn verwerkt. En import van 2000 users zal een langere verwerking nodig hebben.

❗️ Mijn import werkt niet? Wat nu?

Geen mail ontvangen in je inbox dat de import is gelukt en er zijn geen users toegevoegd in je Huddle? Dan is er iets misgegaan met de import.

De volgende items kun je controleren in je importfile:

  • Is je file puntkomma ; gescheiden? Het probleem kan zijn dat je .csv bestand komma gescheiden is. Voor de import in Huddle moet het bestand puntkomma ; gescheiden zijn. Dit is een instelling in Excel en Numbers bij het opslaan.

    In Excel of Numbers kan je niet goed zien of je document , of ; gescheiden is.
    Je ziet dit heel snel als je hem opent met Notepad (Windows) of Teksteditor (Mac)
    Als je hem hebt geopend in notepad of teksteditor kan je vervolgens , door ; vervangen.

  • Staan er witregels of vreemde tekens in de import file?

  • Staan alle kolommen er nog in zoals je de file hebt gedownload vanaf je Huddle?

Alle checks gedaan? En het werkt nog steeds niet 😢? Neem dan gerust contact met ons op! Dit kan via het chatvenster rechtsonder in je scherm. We helpen je graag hiermee verder.

.

Heb je het antwoord gevonden?