Door gebruikers te importeren kun je in één keer een groot aantal leden toevoegen aan jouw Huddle.
Wanneer is het handig om gebruikers te importeren?
Je kunt via de importfunctie in Huddle in één keer veel nieuwe leden toevoegen aan je Huddle.
Dit kan handig zijn als je net start met Huddle, en je jouw huidige klanten wil toevoegen aan jouw Huddle. Of bijvoorbeeld als je een product (cursus) hebt verkocht en je niet werkt met een automatische koppeling voor toegang. Dan wil je al je klanten in één keer toegang geven tot jouw cursus!
Het importeren van gebruikers
Om gebruikers te importeren open je de beheeromgeving. Je klikt op Gebruikers om de import te doen. Je ziet dan de knop import. Hier klik je op.
Het invullen van het importbestand
Na het klikken op de import openen de instellingen. Bij stap 1 moet je het CSV-bestand downloaden.
Na het openen van het bestand zie je het importformat.
In dit format vul je verplicht de eerste drie kolommen in: email, firstname en lastname. Hier vul je dus e-mailadressen, voornamen en achternamen van jouw nieuwe gebruikers in. Na het invullen van deze drie kolommen sla je het bestand op als CSV-bestand. Het bestand moet puntkomma ; gescheiden zijn.
❗️Let op: Het importbestand wijzig je voor de rest niet. Je past dus verder niets aan in het bestand en verwijdert geen kolommen. Als je dat wel doet, zal de import niet lukken!
Het instellen van de import
Bij stap 2 in Huddle moet je het importbestand uploaden.
Bij stap 3 selecteer je welke toegangsniveaus een gebruiker moet krijgen:
Elke gebruiker in jouw importformat krijgt dit toegangsniveau toegewezen.
Als laatste stap kies je of je de gebruikers op de hoogte wil stellen. Nieuwe gebruikers kun je een welkomstmail versturen. Bestaande gebruikers kun je een e-mail versturen als ze toegang hebben gekregen tot nieuwe content (bijvoorbeeld doordat ze een toegangsniveau erbij hebben gekregen).
Het starten van de import
Als je alle instellingen hebt ingesteld kun je de import starten via de button Start import.
Zodra je op de button hebt geklikt wordt de import gestart. Je krijgt een e-mail zodra
de import is voltooid.
ℹ️ Extra informatie De verwerkingstijd van een import is afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers in het importbestand. Een import van een klein aantal gebruikers is sneller geïmporteerd, dan een import van 5000 gebruikers.
Wat gebeurt er met bestaande gebruikers?
Heb je een e-mailadres in je importbestand van iemand die al bestaat in jouw Huddle? Geen zorgen, er wordt geen dubbel account aangemaakt.
Er kan een nieuw toegangsniveau toegevoegd worden aan een gebruiker als je bij de import een toegangsniveau hebt geselecteerd dat deze gebruiker nog niet heeft.
Krijgt de gebruiker geen nieuw toegangsniveau? Dan wordt deze gebruiker overgeslagen.
De import werkt niet
Als je geen e-mail ontvangt in je inbox over een succesvolle import, dan is er iets mis gegaan.
Het volgende kun je controleren:
Heb je het bestand zelf gemaakt?
Heb je het bestand zelf gemaakt?
Maak niet het bestand zelf door de kolommen aan te maken met dezelfde namen, maar download ons importbestand en vul de gegevens in.
Is het importbestand verder ongewijzigd?
Is het importbestand verder ongewijzigd?
Het importbestand mag je niet aanpassen. Je downloadt het bestand en opent het. Je vult de eerste drie kolommen in: email, firstname, lastname. Je slaat het bestand op als CSV en importeert het. Verder wijzig je niets.
Is het het import bestand puntkomma ; gescheiden?
Is het het import bestand puntkomma ; gescheiden?
Voor de import van Huddle moet het bestand puntkomma ; gescheiden opgeslagen worden. Controleer de specificatie instellingen van het programma waarin je het bestand opent op jouw dekstop. Je kan de instelling vinden bij het opslaan van het bestand in Excel en Numbers.
Staan er spaties, witregels, symbolen in de import?
Staan er spaties, witregels, symbolen in de import?
Controleer het bestand op spaties en symbolen voor en achter de instellingen in het veld. Je mag geen witregels in het bestand gebruiken. Sla dus niet een regel over.