De directe koppeling tussen Moneybird en Plug&Pay zorgt ervoor dat je er na elke bestelling in Plug&Pay een factuur aangemaakt wordt in Moneybird!

Wat is Moneybird?

In Moneybird kun jij de volledige boekhouding zelf bijhouden en als je wilt, geef je jouw boekhouder eenvoudig toegang tot je administratie.

Om gebruik hiervan gebruik te maken, heb je een account nodig bij Moneybird.

Moneybird koppelen aan Plug&Pay

Stap 1. Het aanmaken van de API-key.

Voor het aanmaken van de API-key openen we het gebruikersaccount in Moneybird. Aangekomen in het dashboard gaan we naar het tandwiel rechtsboven op gaan we naar Gebruikersaccount.

Via het Gebruikersaccount gaan we naar Ontwikkelaars.

Vervolgens klik je op API token aanmaken rechtsbovenin het scherm

Geef de token een naam, bijvoorbeeld plugandpay en selecteer API token voor persoonlijk gebruik.

Zodra je deze instellingen opslaat, door te drukken op Opslaan, opent een nieuw venster met de API Token.

Kopieer de API Token en vervolgens gaan we de koppeling activeren in Plug&Pay. Die doe je door naar Instellingen > Plugins > Moneybird > Koppelen te gaan.

Wanneer je op koppelen drukt opent zich een nieuw scherm waar je de API Token van Moneybird moet invullen.

Zodra je de API Token geplaatst hebt, kun je op volgende drukken. We gaan we door naar de volgende stap!

(Je kunt jouw API Token niet meer opvragen bij Moneybird. Binnen Moneybird kan je wel de koppeling terugvingen bij Gebruikersaccount > Ontwikkelaars. Als je naar beneden scrolt vind je daar informatie over de token.)

Stap 2. Moneybird koppeling instellingen

Nu de API Token is gekoppeld, gaan we de koppeling voltooien door de laatste gegevens in te vullen.

Binnen Moneybird gaan we een grootboekrekening aanmaken. Met grootboekrekeningen wordt bedoeld dat alle inkomsten en uitgaven van hetzelfde soort worden gebundeld. Je krijgt hierdoor meer inzicht in je inkomsten en uitgaven.

Je kunt deze aanmaken via Tandwiel > Administratie instellingen > Categorieën > Grootboekrekening > Toevoegen.

Let op! Bij het aanmaken van de grootboekrekening moet je een code invullen.

Als Plug&Pay de melding geeft met Geen code ingevuld, dan betekent dat er in Moneybird geen code is ingevuld bij die grootboekrekening. Dit kan je instellen via de Grootboekrekening > Losse categorie.

Heb je hulp nodig bij het maken van een grootboekrekening? Neem dan hier een kijkje

Bij Administratie kies je jouw bedrijf. Bij Standaard grootboekrekening kies je de grootboekrekening die je hebt aangemaakt in Moneybird. Druk dan op volgende en we gaan verder naar de laatste stap!

Stap 3. Importeren van facturen

Bij de laatste stap hoeven we alleen nog het order ID in te vullen. Je vult hier het Order ID in vanaf welke bestelling jij wil dat de facturen worden doorgestuurd naar Moneybird. Dit is vooral van belang bij gebruikers die voorheen gebruikt maakte van de koppeling met Moneybird middels Zapier. Je wil voorkomen dat een factuur dubbel wordt doorgestuurd naar Moneybird. Je kiest daarom dus vanaf wanneer de facturen nog niet zijn doorgestuurd.

Het order ID is terug te vinden bij Sales > Bestellingen > Factuurnummer > Order ID

Zijn er nog geen bestellingen gedaan via jouw Plug&Pay? Dan vul je 1 in.

Als je het Order ID of 1 hebt ingevuld druk je op opslaan.

De koppeling tussen Plug & Pay en Moneybird is gelukt!

Een aparte grootboekrekening per product instellen

Als de plugin is geactiveerd, kun je bij Product > Desbetreffend product > Geavanceerd > Grootboekrekening een grootboekrekening instellen voor dat product.

Als je geen grootboekrekening hebt ingesteld bij een product, wordt de standaard grootboekrekening gebruikt.

Een factuur in Moneybird

Hoe ziet zo'n factuur eruit in Moneybird? Zie onderstaand een voorbeeld:

❗️Let op: alle facturen vanuit Plug&Pay vind je in Moneybird terug onder
de Externe facturen!

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn factuur niet direct in Moneybird?

Moneybird heeft helaas een maximaal aantal facturen dat wij in een periode kunnen doorsturen naar ze. Dat limiet geldt voor geheel Plug&Pay. Hierdoor kan het op drukke momenten langer duren voordat deze facturen in Moneybird staan. De ochtenden zijn bijvoorbeeld druk, omdat in de ochtenden de automatische incasso's worden aangemaakt en er dus meer facturen naar Moneybird worden verstuurd.

De facturen worden nog wel aangemaakt, maar het kan langer duren.

Worden de facturen met de directe koppeling ook naar klanten gestuurd?

Nee, de e-mails & facturen worden gestuurd vanuit Plug&Pay. Je gebruikt Plug&Pay voor het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Tegelijkertijd wordt er automatisch een factuur aangemaakt in Moneybird, zodat jouw boekhouding standaard kloppend is en je daar niks voor hoeft te doen.

Worden mijn testbestellingen naar Moneybird gestuurd?

Nee, alleen live bestellingen worden naar Moneybird gestuurd. Voor testbestellingen wordt er geen factuur aangemaakt in Moneybird.

Hoe ziet de factuur in Moneybird eruit?

Wij sturen de gegevens door die er op de factuur staan. Dat is dus hetzelfde als de factuur die je in Plug&Pay gebruikt. Jouw standaardopmaak van Moneybird wordt alleen gebruikt.

Wat is het verschil met de koppeling middels Zapier en de directe koppeling?

Via de koppeling met Zapier is het momenteel niet mogelijk om meerdere regels op de factuur te zetten. Je krijgt daar dus één regel met het totaalbedrag. Met de directe koppeling worden alle losse factuurregels op de factuur gezet.

Via Zapier zou je kunnen instellen dat de factuur ook vanuit Moneybird naar de klant gestuurd wordt (en dan zou je de factuurmail vanuit Plug&Pay uitschakelen). Dat is geen optie met de directe koppeling: de factuur wordt altijd vanuit Plug&Pay gestuurd.

Waarom worden de betalingen niet automatisch afgeletterd?

Een veelgevraagde functie van de Moneybird-koppeling is het automatisch afletteren van betalingen. Deze functie zit momenteel niet in onze koppeling.

Combidesk heeft een koppeling voor Mollie. Als je de Moneybird-koppeling met Plug&Pay hebt én de Mollie-koppeling via Combidesk met Moneybird, dan worden je betalingen automatisch afgeletterd.

Zie voor meer uitleg over het afletteren via Combidesk de volgende uitleg.