De directe koppeling tussen Moneybird en Plug&Pay zorgt ervoor dat je er na elke bestelling in Plug&Pay een factuur aangemaakt wordt in Moneybird!

In Moneybird kun jij de volledige boekhouding zelf bijhouden en als je wilt, geef je jouw boekhouder eenvoudig toegang tot je administratie.

Om gebruik hiervan gebruik te maken, heb je een account nodig bij Moneybird.

Om de koppeling te maken beginnen we in Plug & Pay. We gaan via het dashboard naar de instellingen > integraties > plugins en we drukken op koppeling maken!

Wanneer we op 'koppeling maken' hebben gedrukt opent zich het volgende scherm. Hier staat precies uitgelegd welke stappen genomen moeten worden om de koppeling te maken.

Laten we de stappen doornemen!

Voor het aanmaken van de API-key openen we het gebruikersaccount in Moneybird. Aangekomen in het dashboard gaan we naar het tandwiel rechtsboven op gaan we naar het gebruikersaccount.

Via het gebruikersaccount gaan we naar 'ontwikkelaars'.

Hier gaan we een nieuwe API token aanmaken door te klikken op de groene knop rechtsboven in het scherm.

Geef de token een naam, bijvoorbeeld Plug and Pay & selecteer voor persoonlijk gebruik.

Zodra je deze instellingen opslaat, door te drukken op 'opslaan', opent een nieuw venster met de API-key.

Kopieer de API Token en plak deze in Plug & Pay.

Zodra je de API Token geplaatst hebt, zie je een melding verschijnen dat de koppeling is gelukt. Druk vervolgens op opslaan, om de API Token veilig te bewaren. Je kunt deze namelijk niet meer opvragen bij Moneybird. Zodra deze is opgeslagen kunnen we verder met stap 2.

Binnen Moneybird kan je gegevens van de API Token terugvinden bij het gebruikersaccount > ontwikkelaars. Als je naar beneden scrolt vind je daar informatie over de token.

Nu de API Token is gekoppeld, gaan we de koppeling voltooien door de laatste gegevens in te vullen.

Hier vullen we in de administratie en we selecteren een standaard grootboekrekening.

Met grootboekrekeningen wordt bedoeld dat alle inkomsten en uitgaven van hetzelfde soort worden gebundeld. Je krijgt hierdoor meer inzicht in je inkomsten en uitgaven. Belangrijk is dat een grootboekrekening pas ingevuld kan in worden P&P, indien jij deze aan hebt gemaakt in Moneybird.

Binnen Moneybird wordt de term categorieën gebruikt in plaats van grootboekrekeningen. Je kunt deze aanmaken via Tandwiel > Administratie instellingen > Categorieën > Grootboekrekening > Toevoegen.

❗️ Let bij het aanmaken van de grootboekrekening op dat je een code invult.

Als P&P de melding geeft met Geen code ingevuld, dat betekent dat er in Moneybird geen code is ingevuld bij die grootboekrekening. Dit kan je instellen via de Grootboekrekening > Losse categorie.

Heb je hulp nodig bij het maken van een grootboekrekening? Neem dan hier een kijkje 😉

Je drukt op opslaan en we gaan verder naar de laatste stap!

Bij de laatste stap hoeven we alleen nog het order ID in te vullen. Je vult hier het Order ID in vanaf welke bestelling jij wil dat de facturen worden doorgestuurd naar Moneybird. Dit is vooral van belang bij gebruikers die voorheen gebruikt maakte van de koppeling met Moneybird middels Zapier. Je wil voorkomen dat een factuur dubbel wordt doorgestuurd naar Moneybird. Je kiest daarom dus vanaf wanneer de facturen nog niet zijn doorgestuurd.

Het order ID is te vinden in de bestelling. Je opent de bestelling en ziet daar alle gegevens van de bestelling en de klant. Als derde zie je het Order ID staan. Dit nummer vul je in.

Zijn er nog geen bestellingen gedaan via jouw Plug&Pay? Dan vul je 1 in.

Tot slot drukken we op 'opslaan' en 🥁🥁🥁 Drumrolls please..

De koppeling tussen Plug & Pay en Moneybird is gelukt!

Een aparte grootboekrekening per product instellen

Bij de instellingen van de Moneybird-plugin, stel je een grootboekrekening in. Deze wordt standaard gebruikt! Je kunt ook per product nog een grootboekrekening invullen.

Als de plugin is geactiveerd, kun je dat vinden onder geavanceerd bij de instellingen van je product.

Als je geen grootboekrekening hebt ingesteld bij een product, wordt de standaard grootboekrekening gebruikt.

Hoe ziet zo'n factuur eruit in Moneybird? Zie onderstaand een voorbeeld:

Waarom staat mijn factuur niet direct in Moneybird?

Moneybird heeft helaas een maximaal aantal facturen dat wij in een periode kunnen doorsturen naar ze. Dat limiet geldt voor geheel Plug&Pay. Hierdoor kan het op drukke momenten langer duren voordat deze facturen in Moneybird staan. De ochtenden zijn bijvoorbeeld druk, omdat in de ochtenden de automatische incasso's worden aangemaakt en er dus meer facturen naar Moneybird worden verstuurd.

De facturen worden nog wel aangemaakt, maar het kan langer duren.

Worden de facturen met de directe koppeling ook naar klanten gestuurd?
Nee, de e-mails & facturen worden gestuurd vanuit Plug&Pay. Je gebruikt Plug&Pay voor het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Tegelijkertijd wordt er automatisch een factuur aangemaakt in Moneybird, zodat jouw boekhouding standaard kloppend is en je daar niks voor hoeft te doen.

Worden mijn testbestellingen naar Moneybird gestuurd?

Nee, alleen live bestellingen worden naar Moneybird gestuurd. Voor testbestellingen wordt er geen factuur aangemaakt in Moneybird.

Hoe ziet de factuur in Moneybird eruit?

Wij sturen de gegevens door die er op de factuur staan. Dat is dus hetzelfde als de factuur die je in Plug&Pay gebruikt. Jouw standaardopmaak van Moneybird wordt alleen gebruikt.

Wat is het verschil met de koppeling middels Zapier en de directe koppeling?

Via de koppeling met Zapier is het momenteel niet mogelijk om meerdere regels op de factuur te zetten. Je krijgt daar dus één regel met het totaalbedrag. Met de directe koppeling worden alle losse factuurregels op de factuur gezet.

Via Zapier zou je kunnen instellen dat de factuur ook vanuit Moneybird naar de klant gestuurd wordt (en dan zou je de factuurmail vanuit Plug&Pay uitschakelen). Dat is geen optie met de directe koppeling: de factuur wordt altijd vanuit Plug&Pay gestuurd.