Het kan voorkomen dat een klant een bestelling wil annuleren. Als je een bestelling in Plug&Pay wil annuleren dan moet je de factuur crediteren. In deze handleiding ga ik je uitleggen hoe je dit in orde kan maken.

De volgende punten gaan we behandelen:

Wat houdt crediteren in?

De betekenis van crediteren is het bijschrijven van een bedrag. Crediteren doe je omdat:

  • Een klant een bestelling wil annuleren in zijn geheel of gedeeltelijk;

  • Een fout is gemaakt op de factuur van een geplaatste bestelling. Je mag namelijk een reeds gemaakte en verstuurde factuur niet meer aanpassen.

Door het crediteren van een bestelling, maar je een creditfactuur ofwel creditnota aan.

Een creditfactuur is dus een factuur waarmee je (een deel van) een factuurbedrag kwijtscheldt. Het bedrag is dan ook negatief, wat betekent dat er een minteken voor het factuurbedrag staat. Je klant hoeft dit bedrag dus niet te betalen. Heeft je klant de factuur al betaald, dan moet je na het versturen van een creditfactuur het kwijtgescholden bedrag terug betalen. Je kan in overleg ook ervoor kiezen om dit bedrag als tegoed te houden en te verwerken als prijsvermindering bij een nieuwe bestelling of volgende incasso.

Hoe crediteer ik een bestelling?

Allereerst is het belangrijk te weten dat je alleen een gehele bestelling kunt crediteren. Je kan dus niet een gedeelte van een bestelling crediteren. Hier staat wel een suggestie voor op de wishlist. Deze vind je hier.

Een reeds gemaakte bestelling kan je openen via de tab bestellingen. Zodra je een bestelling opent zie je de volledige informatie van deze bestelling. Onderaan zie je de button voor crediteren staan. Door het klikken op deze button crediteer je een bestelling:

Standaard na het klikken op de button opent een melding of je zeker bent van de crediteren. Het crediteren van een factuur kun je niet ongedaan maken.

Voor het bevestigen van de creditering druk je op OK. Rechtsboven verschijnt in het groen een melding die aangeeft dat het crediteren is gelukt. Na het crediteren wordt automatisch een creditfactuur gemaakt.

Na het refreshen van de pagina van de bestelling zie je onder de kop van de bestelling met het factuurnummer een link naar de creditfactuur verschijnen:

Op deze link kan je klikken en direct opent de bestelling met de creditfactuur. Via de creditfactuur kan je weer terug naar de oorspronkelijke bestelling via de link:

Een creditfactuur wordt niet automatisch verstuurd aan de klant. Indien je de klant wil voorzien van deze, kan je deze handmatig versturen door de bestelling van de creditfactuur te openen en via de button PDF factuur de creditfactuur te mailen:

Als je terug gaat naar het overzicht van de bestellingen zie je dat de status van de oorspronkelijke bestelling is gewijzigd naar gecrediteerd:

En een gecrediteerde bestelling is toegevoegd met de status creditfactuur:

Vervolgstap het opnieuw aanmaken van een bestelling

Als je een gedeelte van een bestelling wil crediteren of door een fout op de factuur een factuur hebt gecrediteerd, dan moet je na het crediteren een nieuwe bestelling aanmaken. Je kan dan in de nieuwe bestelling de juiste gegevens verwerken en de correcte prijs instellen.

Als je hulp nodig hebt bij het aanmaken van de bestellingen kan je de volgende handleidingen raadplegen:

Het geld terugstorten aan de klant

Crediteren in Plug&Pay is puur administratief. Dit houdt in dat na het klikken op de button crediteren alleen een creditfactuur wordt aangemaakt. Het geld wordt niet teruggestort aan de klant. Als je nog geld moet terug moet storten aan de klant dan kan je dit via Mollie in orde maken. Als je hulp nodig hebt bij het terugstorten van een bedrag aan de klant kan je hiervoor de volgende handleiding van Mollie raadplegen.

Was dit een antwoord op uw vraag?